Faites face à la crise - Utilisez un minimum de ressources pour une efficacité maximum

Avec les titres inquiétants paraissant à la une des journaux au quotidien, l'humeur morose se généralise. Il est clair que le temps est venu de réduire les coûts non nécesssaires afin que nous puissions être le plus efficaces possible tout en utilisant un minimum de ressources. La Federation of Small Businesses (Fédération des petites entreprises) a récemment donné aux petites entreprises un certain nombre de méthodes pour y parvenir, et j'aimerais porter à votre attention l'une d'entre elles, à savoir, que les petites entreprises doivent "gérer leurs coûts et faire quelque chose de différent".

En gardant cela à l'esprit, j'ai rassemblé quelques méthodes innovantes et pratiques que les petites entreprises peuvent utiliser pour changer facilement leur façon de travailler, et qui leur fera instantanément économiser du temps et de l'argent, tout en leur apportant des bénéfices stratégiques à long terme, avec pour avantage de pouvoir améliorer par la même occasion leur crédibilité en matière d'écologie.

Économisez votre énergie – achetez différemment et consolidez

Commençons par le plus simple. Une étude récente a révélé que les petites et moyennes entreprises dépensent à elles seules environ 1,3 milliards de livres sterling par an en consommation électrique. Une économie de 20% des coûts énergétiques pourrait être réalisée en éteignant simplement les écrans des ordinateurs et en éteignant les lumières. Cela ne vous coûtera rien à mettre en oeuvre, bien au contraire, les bénéfices seront évidents lorsque vous recevrez les factures.

En achetant et en utilisant des produits économes en énergie, nous pouvons aussi réduire l'utilisation non nécessaire de l'énergie et la pollution de l'air, mais en fin de compte, nous pouvons aussi réduire les factures électriques élevées - recherchez les nouveaux produits portant le label "Energy Saving Recommended" (recommandé pour économiser l'énergie) lors de vos achats. En même temps, on estime que 80% des entreprises ont plus de serveurs, d'applications et de licences que nécessaire, par conséquence, vous pourriez faire des éconmies en consolidant votre informatique.

Un service de première classe, un prix de deuxième classe - pas de timbres, pas d'affranchissement et pas de problèmes

Changez votre façon de penser. Les nouveaux services tels que ViaPost (www.viapost.com) permettent de réduire facilement les coûts tout en innovant. Ce service permet aux entreprises (et aux particuliers) de poster des lettres via Internet. Ceci signifie que vous pouvez poster directement votre courrier depuis un ordinateur vers n'importe quelle adresse au Royaume Uni - non seulement, c'est bien pour l'environnement et c'est complètement sûr, mais vous pouvez réaliser des économies d'environ 25% par rapport au courrier traditionnel.

En outre, une étude indique que le coût réel de l'envoi du courrier est de plus d'1 livre sterling lorsque l'on tient compte du temps perdu et des articles de correspondance utilisés. ViaPost élimine ce facteur, et ne coûte que 27 pence par lettre, y compris l'impression, les articles de correspondance (papier et enveloppe). En ce qui concerne la sécurité, j'avais initialement des inquiétudes à propos de l'envoi d'informations sensibles par cette méthode. Toutefois, ViaPost utilise un système de sécurité à 128bitssl - utilisé par les organisations financières, et il s'agit du plus haut niveau de sécurité commerciale. En plus d'être sécurisée par numérisation, cette méthode est également sécurisée sur le plan physique, car les partenaires d'impression de confiance, qui travaillent aussi pour les service financiers, n'ont aucun contact avec le courrier. Le processus de pliage et de fermeture est entièrement automatisé, ce qui signifie qu'en fait, si vous voulez, le courrier n'entre jamais en contact avec des mains humaines, d'où un service plus rapide, moins cher et moins susceptible aux erreurs.

Réduisez le temps et les frais de déplacement et réunissez-vous sur powwownow, tout de suite !

L'une des manières d'apporter des différences significatives aux méthodes de travail de votre entreprise consiste notamment à utiliser des prestataires de services de téléconférence et de webconférence moins chers. C'ests une indication puissante de l'importance, principalement pour les chefs des petites et moyennes entreprises (PME - comptant typiquement jusqu'à 100 employés), du fait que les entreprises britanniques dépensent à présent la somme ahurissante de 210 millions de livres sterling en frais de téléconférence chaque année. Sur ces 210 millions de livres sterling, notre étude montre qu'il serait possible d'économiser plus de 55 millions de livres sterling si les gens choisissaient les prestataires corrects - lisez bien les petits caractères et faites attention aux frais de connexion / relais.

Non seulement la téléconférence vous permet de faire des économies sur vos factures téléphoniques, mais elle vous fait aussi économiser les frais de déplacement ainsi que le temps passé loin du bureau. Avec les bons forfaits, les clients verront aussi ces bénéfices car cela ajoute à la transparence et leurs frais sont réduits. Pour les employés qui se déplacent, elle offre aussi des avantages significatifs, en permettant aux employés à tous les niveaux de rester en contact avec leurs collègues et leurs clients, en toute confiance.

Profitons plus du temps dont nous disposons

L'une des choses les plus importantes que nous pouvons probablement nous demander est la suivante : est-ce que nos employés utilisent au mieux leur temps – ont-il reçu une formation en gestion du temps qui correspond à leurs emplois ou y a-t-il des activités que nous devrions songer à externaliser ? Lorsque vous gagnez du temps, vous gagnez en fait de l'argent. En procurant à vos employés, et à vous-même, des techniques efficaces de gestion du temps, des dispositifs de gain de temps ou en envisageant la possibilité d'externaliser certaines activités non fondamentales pour nos entreprises, nous pouvons tous mieux utiliser le temps dont nous disposons.

Comme nous l'avons vu dans le passé pendant des périodes de morosité économique, les entreprises qui pensent différemment, qui ne se raccrochent pas trop fortement à la "manière de faire les choses", mais qui préfèrent se tourner vers l'avenir et utiliser le changement, y voyant des opportunités – ces entreprises-là ressortent souvent plus fortes et ont une meilleure chance de réussite. Je pense qu'il est maintenant temps de mettre en oeuvre ce changement.

Andrew Pearce – Co-PDG de Powwownow.