Améliorer l'efficacité de vos réunions

Les réunions sont en général le lieu des prises de décisions, mais trop souvent, les gens finissent par ergoter sur des petits problèmes, et perdent ainsi de vue l'objet de la réunion et, et c'est d'une importance cruciale, cela fait perdre leur temps à tous les participants.

En tant que co-PDG d'une entreprise de téléconférence, la totalité de notre activité est basée sur des réunions, par conséquent, nous avons relevé quelques conseils utiles pour réussir votre réunion, et pour améliorer par conséquent l'efficacité de votre entreprise.

Il va sans dire qu'alors que le spectre de la récession plane sur l'économie, il va devenir encore plus important d'accroître la productivité.

Récemment, nous avons mené une enquête auprès des employés de bureau à propos de leurs habitudes en matière de réunions. Il s'agissait d'une enquête pas trop sérieuse mais elle a montré que sans un leadership solide, ces réunions peuvent souvent faire perdre un temps précieux.

Près de la moitié des personnes interrogées ont fait la révélation choquante d'avoir vu quelqu'un s'endormir et près d'un quart des hommes interrogés ont confessé mentir régulièrement lors des réunions, une femme sur dix seulement admettant la même tendance.

Blagues mises à part, si l'on ne se concentre pas suffisamment sur l'ordre du jour, c'est l'efficacité de la prise de décisions qui va sans aucun doute en souffrir.

Que puis-je faire pour que mes réunions soient plus efficaces ?

Si vous prenez le temps de planifier une réunion, cela signifie que, une fois que tous les participants sont présents dans la pièce, le temps sera utilisé pour parler des questions qui ont besoin d'être résolues et non pour voleter ça et là autour du thème de la réunion. Dans le cadre de cette planification, vous devrez réfléchir aux personnes à inviter à la réunion – plus le groupe est petit, mieux c'est. La formule de base ici est que pour chaque personne supplémentaire que vous invitez, la durée de la réunion est doublée et l'efficacité diminue de moitié.

Les mondanités qui s'échangent au début d'une réunion sont essentielles, mais ne passez pas trop de temps à papoter. Peut-être bien que le neveu de votre collègue vient de s'inscrire à la Sorbonne ou bien que le résultat de la Star Academy samedi dernier était un simulacre, mais attendez la fin de la réunion pour en parler.

Si vous ne prenez pas le contrôle de la réunion, celle-ci partira dans un million de directions différentes à la fois et vous ne parviendrez à rien. Veillez à contrôler la réunion dès que possible, et à lui conserver un rythme constant, tout en faisant en sorte qu'elle se concentre sur un point final bien défini.

En outre, assurez-vous que toutes les discussions sont pertinentes pour le groupe tout entier – si vous sortez du sujet et que deux personnes parlent de quelque chose qui n'intéresse qu'elles, assurez-vous de les interrompre et dites-leur de poursuivre leur discussion plus tard.

Vous pouvez aussi augmenter l'efficacité de la réunion si vous incitez vos collègues à soumettre des réponses avant celle-ci. Demandez à chacun d'entre eux avant la réunion quelles sont leurs solutions aux questions qui vont être soulevées pendant celle-ci. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de présenter à nouveau les questions.

Assurez-vous d'utiliser un langage qui sera compris de tous, et de bien connaître votre sujet pour que vous n'ayez pas à 'improviser'.

En outre, incitez à la participation dans les réunions et anticipez les questions qui pourront être posées et sachez comment vous allez y répondre. Faites en sorte que vos actes soient en accord avec vos dires – autrement dit, si vous ditez que vous allez faire quelquechose, faites-le – cela signifie que les futures réunions seront plus efficaces et que l'on vous prendra plus au sérieux.

Cela va de soi venant de moi, mais c'est bien vrai - l'un des moyens les plus faciles de gagner du temps consiste à tenir vos réunions par téléphone ou sur Internet. En éliminant les déplacements vers les lieux de réunion, vous gagnez du temps et réduisez les dépenses.

La preuve que cela peut être utile par les temps qui courrent est que nous voyons une augmentation de clientèle depuis l'installation du 'credit crunch' au Royaume Uni.

Andrew Pearce – Co-PDG de Powwownow.