Améliorer l’efficacité de vos réunions

Les réunions devraient être l’endroit où se prennent les décisions, mais bien trop souvent, les employés ne font qu’ergoter sur des questions mineures, perdent de vue l’objet de la réunion et font perdre du temps à tout le monde.

En tant que prestataire de services de téléconférence, l’ensemble de nos activités dépend de l’organisation de réunions ; nous avons par conséquent rassemblé une multitude de conseils sur la manière de tenir des réunions couronnées de succès et d’améliorer par conséquent l’efficacité de l’entreprise.

Alors que la récession menace l’économie, il va devenir encore en plus important d’accroître la productivité. Nous avons récemment mené un sondage auprès des employés de bureau en vue de les interroger sur leurs habitudes de réunion. Il s’agissait d’un sondage assez humoristique, mais qui a révélé que, en l’absence d’une présidence solide, il était possible de perdre un temps précieux.

Près de la moitié des personnes interrogées ont fait la révélation choquante d’avoir déjà vu quelqu’un s’endormir et près d’un quart des hommes a confessé mentir régulièrement lors des réunions, cette tendance n’étant avouée que par une femme sur 10.

Comment puis-je améliorer l’efficacité de mes réunions ? Si vous prenez le temps de planifier une réunion, cela va signifier que, une fois que tout le monde est présent dans la pièce, le temps sera utilisé pour parler des questions à résoudre et non pour passer constamment de la question qui importe à d’autres sujets. Cette planification doit signifier entre autres de réfléchir aux personnes que vous allez convier à la réunion ; plus le groupe est restreint, mieux c’est. La formule de base est que pour chaque personne supplémentaire que vous conviez à la réunion, celle-ci dure deux fois plus longtemps et son efficacité est réduite de moitié.

Les mondanités sont essentielles au commencement d’une réunion, mais ne passez pas trop de temps à des bavardages non nécessaires. Peut-être que le neveu de votre collègue vient de se voir octroyer une place à l’université d’Oxford ou que ce qui s’est passé sur X-Factor samedi dernier était une farce, mais parlez-en à la fin de la réunion, pas au début.

Si vous n’assumez pas la responsabilité de la réunion, celle-ci partira tout à la fois dans des millions de directions différentes et vous n’aboutirez à rien. Assurez-vous de prendre le contrôle dès que possible, en lui conservant un rythme régulier et en vous concentrant constamment sur un objectif bien défini.

Il est vital que toutes les discussions soient pertinentes pour l’ensemble du groupe. Si vous changez de sujet et que deux personnes parlent de quelque chose qui n’intéresse qu’elles, interrompez-les immédiatement.

Vous augmenterez l’efficacité de votre réunion si vous demandez à vos collègues de soumettre avant celle-ci leurs réponses aux questions qui y seront posées. Avant la réunion, demandez à tout le monde quelles sont leurs solutions aux questions qui seront soulevées lors de la réunion. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de présenter à nouveau les questions.

Par ailleurs, encouragez vos collègues à participer lors des réunions, anticipez les questions qui pourraient être posées et sachez comment y répondre. Assurez-vous que vos paroles soient suivies par des actes ; autrement dit, si vous dites que vous allez faire quelque chose, faites-le. Cela signifie que les futures réunions seront plus efficaces et que l’on vous prendra plus au sérieux.

L’un des moyens les plus faciles d’économiser du temps et de l’argent consiste à tenir vos réunions par téléphone ou via l’Internet. En réduisant les déplacements pour vous rendre aux réunions, vous gagnez du temps et réduisez vos frais.

La preuve que cela peut être utile dans les temps qui courent en est l’accroissement de nos activités, que nous avons connu depuis l’installation de la crise financière au Royaume Uni.

Andrew Pearce est Co-PDG de Powwownow